Soprano Oyj hallinto- ja ohjausjärjestelmä

Soprano Oyj

Soprano Oyj:n hallinto perustuu lakiin, Soprano Oyj:n yhtiöjärjestykseen ja Arvopaperimarkkinayhdistys ry:n julkaisemaan Suomen listayhtiöiden hallinnointikoodiin. 

Soprano noudattaa Suomen listayhtiöiden hallinnointikoodia sekä Finanssivalvonnan ja Nasdaq Omx Helsinki Oy:n listattuja yhtiöitä koskevia sääntöjä ja määräyksiä.

Organisaatio

Soprano Oyj konsernin liiketoiminnasta ja hallinnosta vastaavat yhtiökokous, hallitus sekä toimitusjohtaja johtoryhmän avustamana. Soprano Oyj:llä ei ole hallintoneuvostoa.

Yhtiökokous

Yhtiökokous on Soprano Oyj:n ylin päättävä elin. Yhtiökokous päättää yhtiöjärjestyksen ja osakeyhtiölain mukaisesti sille kuuluvista tehtävistä, kuten tilinpäätöksen vahvistamisesta, osingonjaosta, vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja toimitusjohtajalle, hallituksen jäsenten ja tilintarkastajan valinnasta sekä näiden palkkioista.

Varsinainen yhtiökokous on pidettävä kesäkuun loppuun mennessä. Kutsu yhtiökokoukseen julkistetaan yhtiön internet-sivuilla aikaisintaan kaksi (2) kuukautta ennen yhtiökokouskutsussa määrättyä viimeistä ilmoittautumispäivää ja viimeistään kolme (3) viikkoa ennen yhtiökokousta. Hallitus voi lisäksi harkintansa mukaan julkaista tiedon yhtiökokouksesta yhdessä tai useammassa valtakunnallisessa sanomalehdessä tai lähettämällä tiedon yhtiökokouksesta kirjattuna kirjeenä tai muutoin todennettavissa olevalla tavalla osakkeenomistajien osakeluettelossa rekisteröityyn osoitteeseen.

Hallitus

Yhtiökokous valitsee yhtiöjärjestyksen mukaisesti hallituksen vuodeksi kerrallaan seuraavaan yhtiökokoukseen saakka. Hallituksessa on yhtiöjärjestyksen mukaisesti 3-9 jäsentä. Hallitus valitsee keskuudestaan puheenjohtajan. Enemmistön hallituksen jäsenistä on oltava riippumattomia yhtiöstä sekä kahden heistä on oltava riippumattomia yhtiön merkittävistä osakkeenomistajista. Hallitus arvioi toimintaansa ja työtapojaan kerran vuodessa itsearviointina.  Kartoituksen tavoitteena on hallitustyön kehittäminen.

Osakeyhtiölain mukaisten tehtävien lisäksi hallitus määrittelee yhtiön strategian. Hallitus asettaa myös liiketoiminnan tavoitteet ja määrittelee yhtiön sisäiset toimintatavat. Hallituksen toiminta tähtää yhtiön tulokselliseen liiketoimintaan pitkällä tähtäimellä. Hallituksen tehtävänä on toisaalta valvoa toimivaa johtoa, mutta myös avustaa ja neuvoa johtoa kaikissa merkittävissä kysymyksissä, jotka liittyvät yhtiön liiketoimintaan ja kehittämiseen.

Soprano Oyj:n hallituksella ei ole vakiintuneita valiokuntia, vaan hallitus käsittelee asiat normaalisti keskuudessaan tai nimittää tarvittaessa väliaikaisen valiokunnan. Hallitus hoitaa tarkastusvaliokunnan tehtävät. Vakituisten valiokuntien puuttumisen perusteluna on hallituksen pieni koko sekä liiketoiminnan rajallinen laajuus, joka ei edellytä taloudellista raportointia ja valvontaa koskevien asioiden valmistelua koko hallitusta pienemmässä kokoonpanossa.

Hallitus kokoontuu vähintään kuusi kertaa vuodessa. Vuonna 2010 hallitus kokoontui 12 kertaa. Hallituksen jäsenet osallistuivat kokouksiin keskimäärin 82-prosenttisesti

Vuoden 2011 varsinainen yhtiökokous valitsi hallitukseen uudelleen Pekka Vennamon, Kai Mäkelän, Arto Tenhusen, Riitta Auvisen ja Taneli Tikan sekä uusina jäseninä Anne Bernerin ja Timo Tiihosen. Varsinaisen yhtiökokouksen jälkeen pitämässää järjestäytymiskokouksessa Soprano Oyj:n hallitus valitsi puheenjohtajakseen Pekka Vennamon. Riitta Auvinen erosi hallituksesta omasta pyynnöstään 31.10.2011. Kokonaisarvioinnissaan yhtiön hallitus on päätynyt siihen, että enemmistö yhtiön hallituksesta on yhtiöstä riippumattomia. Yhtiöstä riippumattomia hallituksen jäseniä ovat Pekka Vennamo, Kai Mäkelä, Anne Berner ja Timo Tiihonen. Pekka Vennamo, Timo Tiihonen ja Anne Berner ovat riippumattomia yhtiön merkittävistä osakkeenomistajista.

Toimitusjohtaja ja johtoryhmä

Yhtiön hallitus nimittää toimitusjohtajan, joka on samalla konsernijohtaja. Toimitusjohtaja johtaa konsernin liiketoimintaa ja hallintoa osakeyhtiölain, yhtiöjärjestyksen ja hallituksen ohjeiden mukaisesti. Soprano Oyj:n toimitusjohtaja on Arto Tenhunen.

Toimitusjohtaja nimittää  konsernin johtoryhmän. Johtoryhmä toimii toimitusjohtajan apuna vastaten liiketoiminnan kehittämisestä. Johtoryhmä jalkauttaa hallituksen määrittelemän strategian eri toiminnoiksi. Johtoryhmän tehtävänä on myös tukea hallituksen strategiaprosessia ja taata hallituksen asettamat tulostavoitteet valitsemalla keinot niiden saavuttamiseksi. Johtoryhmän jäsenillä on toimintokohtaiset tai tulosyksikkökohtaiset vastuualueet. Kukin johtoryhmän jäsen kehittää vastuunsa mukaista liiketoimintoa ja tuo ehdotuksensa oman toimialueensa liiketoiminnan kehittämiseksi johtoryhmään. Tulosyksikön vastaava johtaja toimeenpanee johtoryhmän päätökset tulosyksikössään. Johtoryhmä kokoontuu kuukausittain. Johtoryhmään kuuluvat Arto Tenhunen, Tapio Valli, Taneli Tikka  ja Panu Kauppinen.

Tilintarkastus

Yhtiökokous valitsee tilintarkastajan vuosittain varsinaisessa yhtiökokouksessa. Yhtiössä on yksi varsinainen tilintarkastaja ja yksi varatilintarkastaja, joiden tulee olla Keskuskauppakamarin hyväksymiä tilintarkastajia. Milloin tilintarkastusta toimittamaan valitaan Keskuskauppakamarin hyväksymä tilintarkastusyhteisö, varatilintarkastajaa ei ole valittava. Tilintarkastajan tehtävänä on tarkistaa yhtiön kirjanpito, tilinpäätös, toimintakertomus ja hallinto. Tilintarkastaja antaa vuosittain Soprano Oyj:n yhtiökokoukselle lain edellyttämän tilintarkastuskertomuksen. Tilintarkastajan on kelpoisuusedellytysten lisäksi täytettävä tietyt lakimääräiset esteettömyysvaatimukset, jotka ovat takeena riippumattoman ja luotettavan tilintarkastuksen toimittamiselle. Soprano Oyj:n tilintarkastajana toimii Oy KPMG Ab päävastuullisena tilintarkastajana Esa Kailiala, KHT.

Riskienhallinta, sisäinen valvonta ja sisäinen tarkastus

Riskienhallinnan yleiskuvaus ja taloudellisen raportointiprosessin riskienhallinnan pääpiirteet

Sopranon riskienhallinnan yleisistä periaatteista päättää yhtiön hallitus. Yhtiön toimitusjohtaja johtoryhmän tuella vastaa riskienhallinnan käytännön toteutuksesta hallituksen ohjeiden mukaisesti. Talousjohtaja vastaa taloudellisen raportointiprosessin riskienhallinnan järjestämisestä. Sopranon riskienhallinnan tavoitteena on tukea strategian toteutumista ja tavoitteiden saavuttamista sekä edistää liiketoiminnan jatkuvuutta vähentämällä liiketoiminnan haavoittuvuutta ja suojaamalla liiketoimintakriittisiä toimintoja. Sopranon toimintaympäristöön ja taloudelliseen raportointiin liittyviä riskejä arvioidaan vuosittain strategiaprosessin yhteydessä sekä kvartaaleittain taloudellisen raportoinnin yhteydessä.

Soprano Oyj konsernin riskit on jaoteltu liiketoimintariskeihin, toiminnallisiin riskeihin ja rahoitusriskeihin.

Liiketoimintariskejä ovat liiketoiminnan kehitysriskit kuten uusiin tuotteisiin ja markkina-alueisiin liittyvät riskit kuten talouden suhdannevaihtelut, markkinariskit kuten asiakasyrityksen kysynnässä tapahtuvat muutokset ja teknologiariskit kuten teknologiseen osaamiseen sekä tutkimukseen ja tuotekehitykseen liittyvät riskit.

Toiminnalliset riskit ovat tappion vaaraa, joka aiheutuu sisäisten prosessien riittämättömyydestä tai niissä tapahtuvista virheistä, henkilöstöstä, järjestelmistä ja ulkoisista tekijöistä. Oikeudelliset riskit sisältyvät toiminnallisiin riskeihin. Riskeistä aiheutuvat vahingot voivat olla joko välittömiä tai välillisiä, taloudellisia tai sellaisia yrityskuvaan liittyviä vahinkoja, jotka heikentävät Sopranon mainetta asiakkaittensa tai yhteistyökumppaneidensa piirissä.

Konserni altistuu normaalissa liiketoiminnassaan useille rahoitusriskeille. Konsernin riskienhallinnan tavoitteena on minimoida rahoitusmarkkinoiden muutosten haitalliset vaikutukset konsernin tulokseen. Pääasialliset rahoitusriskit ovat maksuvalmiusriski ja luottoriski.

Riskeihin on yhtiössä varauduttu systematisoimalla liiketoimintastrategioiden luominen, niiden täytäntöönpano ja valvonta, budjetointi ja tuloksen seuranta, raportointikäytännöt, riskien tunnistaminen ja sisäinen valvonta. Tämän tarkoituksena on, että yhtiön hallitus, toimitusjohtaja ja johtoryhmä saavat mahdollisimman ajantasaista informaatiota strategian täytäntöönpanosta ja yhtiön taloudesta, jotta riskien toteutuminen voidaan välttää aloittamalla tarvittavat korjaavat toimenpiteet mahdollisimman varhaisessa vaiheessa.  Hallitus päivittää tarvittaessa riskienhallinnan ohjeistustaan sisäisen valvonnan seurannan tuloksien perusteella.

Yhtiössä noudatetaan kolmiportaista suunnittelu-, täytäntöönpano- ja seurantamallia, jossa vastuut jakautuvat hallituksen, toimitusjohtajan ja johtoryhmän kesken.

Sisäisen valvonnan yleiskuvaus ja taloudellisen raportointiprosessin sisäisen valvonnan pääpiirteet

Sopranon sisäisen valvonnan yleisistä periaatteista päättää yhtiön hallitus. Yhtiön toimitusjohtaja johtoryhmän tuella vastaa sisäisen valvonnan käytännön toteutuksesta hallituksen ohjeiden mukaisesti. Talousjohtaja vastaa taloudellisen raportointiprosessin sisäisen valvonnan järjestämisestä.

Sopranon sisäisen valvonnan tavoitteena on tukea strategian toteuttamista sekä varmistaa asetettujen tavoitteiden saavuttaminen, säännösten noudattaminen ja taloudellisen raportoinnin luotettavuus ja oikeellisuus. Soprano Oyj konsernin organisaatiossa vastuu ja resurssit on hajautettu toiminnallisille yksiköille. Kunkin yksikön vastuullinen vetäjä raportoi yksikön toiminnastaan johtoryhmälle. Konsernin talousjohtaja valvoo yksiköitä ja niiden vetäjiä. Talousjohtaja käyttää tarvittaessa ulkopuolisia asiantuntijoita sisäisen valvonnan seurannassa ja raportoi johtoryhmälle säännöllisesti seurannan tuloksista. Yhtiön toimitusjohtaja raportoi säännöllisesti hallitukselle yhtiön sisäisen valvonnan seurannan tuloksista. Yhtiön hallitus päivittää tarvittaessa raportoinnin perusteella sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan ohjeistustaan. Ulkoista tarkistusta hoitaa tilintarkastaja, jonka tulee olla keskuskauppakamarin hyväksymä.

Sopranon taloushallinnon perustoiminnot ovat pääosin ulkoistettu. Taloustoiminnot on vaiheistettu ja jokaisella vaiheella on vastuuhenkilö tai vastuuhenkilöt joko Sopranolla tai palveluntarjoajalla. Myös taloudellinen raportointiprosessi on määritelty ja aikataulutettu. Sopranolla on käytössä sähköiset osto- ja kululaskujen hyväksymisjärjestelmät, jossa hyväksyjät on määritelty järjestelmään. Kirjanpitojärjestelmässä on käyttöoikeuksiin ja järjestelmän toiminnallisuuteen liittyviä kontrolleja sekä kuukausittaiset täsmäytysrutiinit. Soprano Oyj konsernin konsolidointi tehdään yhtiössä talousjohtajan toimesta. Talousjohtaja myös valvoo taloushallinnon prosesseja.  Taloudelliset raportit, mukaan lukien kvartaaleittain julkistettavat taloudelliset raportit, käsitellään kuukausittain johtoryhmässä ja hallituksessa.  

Sisäinen tarkastus

Sopranon sisäisen tarkastuksen yleisistä periaatteista päättää yhtiön hallitus. Yhtiön talousjohtaja vastaa sisäisen tarkastuksen käytännön toteutuksesta hallituksen ohjeiden mukaisesti sekä raportoi tuloksista säännöllisesti hallitukselle.

Sisäpiirihallinto

Yhtiö noudattaa Nasdaq OMX Helsingin Pörssin sisäpiiriohjetta.  Yhtiön hallitus, toimitusjohtaja ja tilintarkastaja kuuluvat julkiseen sisäpiiriin ja ovat ilmoitusvelvollisia sisäpiiriläisiä. Lisäksi yhtiö on määritellyt muut asemansa tai tehtäviensä johdosta säännöllisesti sisäpiiritietoa saavat henkilöt pysyvään yrityskohtaiseen sisäpiiriin. Yhtiön liputusilmoitukset ovat nähtävissä sijoittajasivuston kohdassa tiedotteet.

Osakkeet ja osakepääoma

Soprano Oyj:llä on yhteensä 11.608.750 osaketta ja osakepääoma on 96 tuhatta euroa.